Estos días atrás conversando con varios amigos y amigas que trabajan en la administración pública (diferentes entidades locales y AGE) me hacían ver que hay cosas que para ellos son realmente molestas y que tendrían fácil solución. Problemas como la mala utilización del correo electrónico por parte de compañeros incurriendo en verdaderos problemas de “spam corporativo”
Entre ellos se preguntaban ¿A cuantos de vosotros no le han llegado correos electrónicos que no son para vosotros pero en los que estáis en copia? ¿Cuántas veces se inician idas y venidas de e-mails en los que estáis como meros espectadores?
Y todo esto con qué propósito. Sencillamente para que de la “conversación” establecida entre el remitente y el destinatario “real” quede constancia para el resto de la organización. Constancia de unas palabras con las que en un determinado momento poder decir “aquí lo tengo por escrito”, o “el resto de los compañeros” son testigos que mi problema no se ha resuelto adecuadamente. Correos en los que además se puede ver la “escalada” de destinatarios a medida que el “remitente” ve que el “destinatario real” no hace el caso que él cree que se le debería hacer procediendo a “incluir e incluir” a más personas en el “para” de dicho correo. Imagino que para intentar hacer presión sobre la resolución de su problema haciéndolo público. Pero lo que no se dan cuenta es que lo que obtienen son resultados contraproducentes.
El emisor del “spam corporativo” se gana el rechazo de su “destinatario real” por el intento de hacerle pasar “vergüenza pública” y el del resto de la organización por hacerles ser “testigos” de problemas de carácter personal.
En fin, el uso indiscriminado del e-mail es uno de los grandes males a solucionar por los departamentos de informática de muchas corporaciones. Tanto públicas como privadas. Y las soluciones son realmente sencillas para evitar hacer envíos masivos y que en el “para” del correo electrónico hayan tantas direcciones como 17 folios de word en letra arial tamaño 10 llegando a ser un verdadero problema de “spam corporativo” ya que un porcentaje muy elevado de los destinatarios reciben en su buzón “correo no deseado”.
Se pueden implementar soluciones tan fáciles en las que sea imposible enviar un correo en las que figuren un número adecuado de destinatarios. Soluciones como definir listas de correo por grupos de interés o áreas de la corporación y a las que sólo puedan tener acceso los responsables de comunicación de esos determinados colectivos. Formar consecuentemente a los trabajadores en cómo se ha de hacer una utilización correcta del correo electrónico para que los servidores no se saturen con un tráfico innecesario.
En definitiva entiendo y compadezco a los que se ven envueltos en conversaciones que ni les van ni les vienen. Pero lo que no entiendo es que los departamentos de informática correspondientes no tomen cartas en el asunto para solucionar este tipo de problemas.
¿Quizá falta de “cultura corporativa”?
Creo que mi planteamiento desde un principio ha sido erróneo. Cuando me he referido al departamento de informática me refería a tal como parte integrante (bueno a sus responsables) del órgano gestor de la organización. Al menos es lo que me gustaría que fuera hoy en día. Ese departamento hoy en día es vital para el correcto funcionamiento de una corporación debido al uso intensivo que se hacen de las TIC. Evidentemente no me refiero al informático que se tiene pasar todo el día ejecutando incidencias del helpdesk.
Pero si que sería interesante que dentro de la estructura que «administra» la parte técnica tuviera una parte importante en lo que respecta al asesoramiento y gestión.
Creo por lo tanto que he pecado de ingenuo, ¿verdad? Esto no ocurre ¿no?
Pues eso «cultura corporativa»…
Estoy de acuerdo con rio pando, Carlos: la vida del informático es muy perra, y por mucho que establezca unas buenas prácticas de utilización del correo electrónico, los compañeros se lo van a pasar por el forro y seguirán con sus constumbres, tan arraigadas, de poner en copia al jefe para «que tenga constancia» y, como tú bien dices, dejar en evidencia al compañero que no ha cumplido la petición.
Creo que más que unas reglas somo utilización del correo electrónico, iría mejor un cursillo rápido de comunicación formal e informal:
¿Verdad que no cogerías al jefe de la manita para que te acompañe presencialmente a hacerle una petición a otro compañero, «para que tenga constancia»? Pues entonces, ¿por qué le pones en copia en copia en cada e-mail? ¿Porque no te cuesta nada? Pues es un error, porque a la otra persona le estás haciendo perder tiempo y esfuerzo.
Más o menos.
No crees que DEBEN asesorar o aconsejar sobre el mejor uso del correo electrónico??? Cierto que la dirección es la que ha de tomar determinadas decisiones pero en este caso y desde el punto de vista técnico no sería mejor establecer una política de uso??? No deberían proporcionar información, soporte y formación sobre las herramientas que utilizan los trabajadores???
Creo que es un trabajo de todos, de concienciación y de cultura corporativa.
Los departamentos de informática NO DEBEN tomar cartas en el asunto, ¿quienes son ellos para decidir a quién se debe mandar o no un correo?.
En todo caso correspondería a la dirección de la empresa tomar una decisión y en su caso ordenar al departamento de informática que tome las medidas técnicas adecuadas para que esto no se produzca.