Entia non sunt multiplicanda praeter necessitatem

En mi organización estamos comenzando un ambicioso proyecto de calidad que, dios sabe cuando, debería certificarnos en ISO 9001. Este proyecto implica la reingeniería de los procesos, y para empezar a adquirir experiencia en estas lides se empezó por uno de los más sencillos que además es de carácter interno (no vaya a ser que metamos la pata y se enteren fuera): el de las prestaciones sociales.

Los empleados públicos solemos tener Convenios Colectivos y Acuerdos Marcos donde las prestaciones sociales son lo bastante generosas como para que la compra de unas gafas, o los empastes de algún miembro de la familia no den al traste con el presupuesto familiar mensual. En el caso del Ente Público para el que trabajo dichas prestaciones abarcan desde las tartrectomías hasta la colocación in situ de dispositivos intrauterinos en las empleadas públicas o en las parejas femeninas de ellos (que todo hay que explicarlo), supongo que para evitar la procreación excesiva de funcionarios. Aprovecho para denunciar que si bien los DIU son objeto de ayuda económica, no lo son los preservativos de los funcionarios o de las parejas masculinas de las funcionarias, lo cual me parece un importante agravio que atenta contra los principios de la igualdad de sexos.

Para tener acceso a dichas prestaciones sociales es necesario cumplir los requisitos establecidos y presentar las facturas junto a los justificantes médicos. Y es sobre la solicitud de estas prestaciones y el abono de las mismas sobre lo que versa esa primera reingeniería de procesos que servirá como experiencia piloto que nos llevará hacia la certificación ISO9001.

Una reingeniería de procesos comienza analizando la forma de trabajo actual. Entonces se creó un equipo de trabajo formado por consultores que se entrevistaron con las partes implicadas en el procedimiento, y tras múltiples reuniones y arduos debates se llegó a una conclusión sobre el flujo de trabajo que se sigue actualmente en el procedimiento y que seguidamente expongo de manera resumida:

1.-El empleado público que se considera con derecho a recibir una prestación económica por alguna de las razones recogidas en el Acuerdo o Convenio, presenta una solicitud acompañada de los documentos exigidos en el Registro General del Organismo (ojo, en el General, y no en el registro interno de la Unidad Administrativa encargada de estas tareas, lo cual sería igual de eficaz dado el carácter interno del asunto y evitaría implicar a otra Unidad Administrativa).

2.-Cuando la solicitud llega a la Unidad de Prestaciones Sociales, ésta es analizada para comprobar si se tiene derecho a la misma, y también se calcula el importe a abonar al solicitante, ya que las condiciones y requisitos son muchos y complejos.

3.-Una vez comprobado que el empleado tiene derecho a la ayuda, las solicitudes se agrupan por diversos criterios (normalmente por tipo de prestación) y se imprime en un documento que, si todo es correcto, se convertirá en Decreto. Dicho documento se envía al Servicio de Intervención para su fiscalización.

4.-Una vez en Intervención, antes de dar el visto bueno se vuelve a comprobar si el empleado tiene derecho a la prestación y se vuelve a calcular el importe (a pesar de que estas comprobaciones ya se hicieron en el punto 2). Si alguna de las solicitudes incluidas en el listado es errónea o no le corresponde la prestación, se devuelve el listado completo y se vuelve al paso 2. Aquellas solicitudes correctas pero que desafortunadamente acompañaban a la incorrecta, también sufren el retroceso en el procedimiento.

5.-Cuando está todo correcto, desde Intervención se autoriza el pago y el documento, convertido en Decreto y con todos los parabienes pasa a la firma del político responsable de la Unidad.

6.-El decreto fiscalizado, formalizado y firmado vuelve a la Unidad de Prestaciones Sociales.

7.-Dicha Unidad actualiza los datos y reenvía el papel al departamento de nóminas para que se incluya en la misma.

8.-El departamento de nóminas incluye manualmente estos conceptos en la nómina, a pesar de que se puede hacer de forma automática desde el programa que calculó el importe de la prestación.

9.-Una vez calculada la nómina, ésta se envía a Intervención para su fiscalización, con lo que de manera implícita se está volviendo a fiscalizar el pago de las prestaciones sociales, lo que ya se hizo en el paso 5.

Una vez transcurrido 9 meses (no exagero lo más mínimo) el empleado recibe a través de su nómina el importe que le corresponde por convenio.

Y si un procedimiento Administrativo tan simple como este da tantas vueltas y requiere tanto tiempo, no quieran ustedes imaginar lo que puede ocurrir con otros más complicados.

Porque, probablemente, quien definió el procedimiento expuesto desconocía “La navaja de Occam”, o principio de parsimonia, el cual se basa en una premisa muy simple: entia non sunt multiplicanda praeter necessitatem, o «no ha de presumirse la existencia de más cosas que las absolutamente necesarias», es decir, que en igualdad de condiciones la solución más sencilla es probablemente la correcta.

Claro que este principio contradice el principal axioma en el que se basa el funcionamiento de las Administraciones Públicas: “no hay nada en la Administración que no pueda esperar por lo menos tres meses”.